Poprawna treść rachunku (Rechnung)
& małe rachunki (Kleinbetragsrechnung)
W Niemczech faktura to nie tylko dokument sprzedaży – to oficjalna podstawa do odliczenia podatku VAT. Dlatego ważne jest, aby zawierała wszystkie wymagane elementy.
Brakuje danych? Finanzamt może odrzucić odliczenie VAT. A nikt przecież nie chce oddawać pieniędzy, które mógłby zatrzymać w firmie.
✅ Co powinna zawierać poprawna faktura? (9 elementów obowiązkowych)
Jeśli Twoja faktura przekracza kwotę 250 € (brutto), musi zawierać następujące informacje:
- Imię i nazwisko / nazwa firmy sprzedawcy (wystawcy faktury)
- Adres sprzedawcy
- Numer Steuernummer lub Umsatzsteuer-ID sprzedawcy
- Imię i nazwisko / nazwa nabywcy (klienta)
- Adres nabywcy
- Numer faktury (jednoznaczny, niepowtarzalny)
- Data wystawienia faktury
- Zakres usług lub towarów (dokładny opis, np. „usługi montażowe”)
- Wartość netto, stawka VAT i kwota VAT (np. 100 € netto + 19% VAT = 119 € brutto)
📌 Uwaga:
W przypadku niektórych usług, np. budowlanych, równie istotne jest, aby umieścić również informację o miejscu wykonywanej usługi (Bauvorhaben, np.: Sanierung eines Badezimmers, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt) oraz okresie czasowym, kiedy usługi były wykonywane (np.: Leistungszeitraum: 01.03.2025 – 15.03.2025).
Jeśli nie doliczamy VAT, musimy to zawsze wyraźnie zaznaczyć na fakturze, np. w przypadku:
- Zwolnienia z VAT jako „Kleinunternehmer” (podmiotowe zwolnienie z VAT do określonej wysokości przychodu firmy w roku) – dodajemy adnotację: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
- Przeniesienia obowiązku podatkowego na odbiorcę (Reverse-Charge) – np. przy usługach budowlanych lub transakcjach wewnątrzunijnych – dodajemz adnotację: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – § 13b UStG.” (mechanizm działa również w przypadku usług budowlanych w Niemczech)
- Innych przypadków zwolnienia z VAT – należy podać odpowiednią podstawę prawną lub przynajmniej jasne wyjaśnienie, dlaczego VAT nie został naliczony, np. zwolnienie z VAT zabiegów medycznych.
Finanzamt (urząd skarbowy) może odrzucić fakturę bez poprawnej adnotacji, dlatego jasna informacja o przyczynie braku VAT to obowiązek!
💡 Co z małymi rachunkami (do 250 €)? – Kleinbetragsrechnung
Kleinbetragsrechnung – czyli tzw. faktura uproszczona – może być wystawiana do kwoty 250 EUR brutto, a więc z VAT-em włącznie.
📌 Podstawa prawna:
Zgodnie z § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) – fakturę uproszczoną można wystawić, jeśli całkowita kwota brutto nie przekracza 250 EUR.
Czyli:
✅ Do 250 EUR brutto – możesz wystawić Kleinbetragsrechnung (bez pełnych danych odbiorcy i kilku innych elementów).
❌ Powyżej 250 EUR brutto – obowiązuje już pełna faktura, zgodna z wymogami § 14 UStG.
Dla faktur o wartości do 250 € brutto (np. sprzedaż, drobne usługi) obowiązują prostsze zasady. Na rachunku wystarczy podać tylko:
- Imię i nazwisko / nazwa sprzedawcy
- Adres sprzedawcy
- Data wystawienia
- Rodzaj i ilość towaru lub usługi
- Cena brutto (łącznie z VAT)
- Zastosowana stawka VAT (np. 19% lub 7%, lub odpowiednia informacja podatkowa)
📌 Ułatwienie dla rachunków o małej kwocie: nie trzeba podawać danych nabywcy ani numeru faktury.
W Twojej firmie ma miejsce dużo transkacji o małych kwotach? Do wystawiania uproszczonych rachunków możesz korzystać z gotowych bloczków*:
Na rynku dostępne są także bloczki specjalnie przeznaczone dla małych przedsiębiorców, podmiotowo zwolnionych z VAT. Dzięki nim nigdy nie zapomnimy o ważnej informacji podatkowej, dzięki czemu nasze małe 'rachunki' zawsze będą poprawne*:
*uwaga na powszechne wejście w życie E-Rachunków (B2B), niezależnie od kwoty, rachunek bedzie musiał być wystawiony w elektronicznej formie. Wyjątek: rachunek wystawiany osobie prywatnej.
______________________________
⚠️ Zagrożenia związane z błędną fakturą
Błędna faktura może oznaczać więcej niż tylko konieczność poprawki:
❌ Brak możliwości odliczenia VAT – jeśli dane są niepełne lub niepoprawne
❌ Problemy przy kontroli podatkowej
❌ Konsekwencje karno-skarbowe
❌ Opóźnienia w płatnościach od kontrahentów – jeśli nie zaakceptują faktury
📌 Warto od początku zadbać o prawidłowy wzór faktury, zwłaszcza jeśli samodzielnie prowadzisz działalność gospodarczą w Niemczech.
Potrzebujesz sprawdzonego wzoru faktury? Pobierz bezpłatny plik. Możesz go dowolnie edytować i wykorzystywać wedle swoich potrzeb:
Chcesz, żeby Twoje rachunki były profesjonalne, również w nowej, oficjalnej, cyfrowej i wkrótce jedynej poprawnej dla Twoich partnerów biznesowych formie, czyli E-Rechnung? Chętnie objemiejmy fakturowanie Twojej firmy!
SB Büroservice – Twoje biuro rachunkowe w Niemczech. Bez stresu, bez błędów.
Informacje zawarte na tej stronie mają charakter ogólnodostępny i informacyjny. Nie stanowią porady podatkowej ani prawnej. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. SB Büroservice świadczy usługi zgodne z § 6 Nr. 3 StBerG.
Wir benötigen Ihre Zustimmung zum Laden der Übersetzungen
Wir nutzen einen Drittanbieter-Service, um den Inhalt der Website zu übersetzen, der möglicherweise Daten über Ihre Aktivitäten sammelt. Bitte überprüfen Sie die Details in der Datenschutzerklärung und akzeptieren Sie den Dienst, um die Übersetzungen zu sehen.