Błędnie wystawiona faktura - korekta rachunku w Niemczech

Sposób dokonania korekty zależy od tego, czy faktura została już zaksięgowana, czy nie.

✅ Jeśli faktura nie została jeszcze zaksięgowana:

Masz do wyboru trzy opcje:

1. Wystaw nową fakturę z tą samą numeracją
Jeśli jeszcze nic nie zostało ujęte w systemie księgowym, możesz po prostu poprawić dokument, zachowując ten sam numer faktury.

2. Sporządź dokument korygujący
– Podaj odniesienie do pierwotnej faktury (data i numer)
– Wskaż, co zostało poprawione
– Zawrzyj dane sprzedawcy

3. Popraw ręcznie oryginalną fakturę
– Wprowadź poprawki bezpośrednio na oryginalnym dokumencie
– Podpisz się i zrób kopię poprawionej wersji

📌 Jeśli faktura została już zaksięgowana:

W takim przypadku obowiązują bardziej formalne zasady:

1. Wystaw fakturę storno z wartościami ujemnymi
– Anuluj błędną fakturę, a następnie wystaw nową, poprawną wersję

2. Korekta „wsteczna” (np. dla celów podatkowych)
– W przypadku wpływu na VAT lub inne rozliczenia, popraw fakturę i wprowadź korekty w księgowości i/lub deklaracji

Jak wystawić prawidłową fakturę korygującą?

Aby korekta faktury była zgodna z przepisami, należy zadbać o kilka ważnych elementów:

1. Odniesienie do pierwotnej faktury

– Nazwij dokument jako „faktura korygująca”, „korekta” lub „faktura storno”
– Podaj numer i datę faktury, którą korygujesz

2. Nowy numer dokumentu

– Każda korekta powinna mieć własny numer – nie używamy numeru pierwotnej faktury

3. Obowiązkowe dane (takie jak na zwykłej fakturze – zgodnie z § 14 UStG):

– Nazwa i adres Twojej firmy oraz klienta
– Twój numer podatkowy lub numer VAT UE
– Data wystawienia dokumentu
– Opis towarów lub usług
– Kwoty netto, VAT oraz wartość brutto
– Wskazanie poprawionych błędów (np. błędna stawka VAT, pomyłka w cenie)

4. Korekta kwot i pozycji

– Błędne kwoty wpisujemy jako wartości ujemne (ze znakiem minus)
– Opis pozycji powinien być taki sam, jak na oryginalnej fakturze, ale poprawiony

5. Ujemne kwoty

– Także kwoty VAT należy wpisać jako wartości ujemne

6. Neutralizacja pierwotnej faktury

– Korekta „zeruje” błędną fakturę, przez co nie ma ryzyka podwójnego rozliczenia

7. Wystawienie nowej, poprawnej faktury

– Po korekcie możesz wystawić nową, prawidłową fakturę – już bez błędów


PODSUMOWUJĄC:

📄 Faktura korygująca – co warto wiedzieć

🔧 Po co się ją wystawia?
Aby poprawić drobne błędy w już wystawionej fakturze – np. literówkę w adresie, złą kwotę albo nieprawidłową stawkę VAT.

📏 Co dokładnie poprawia?
Tylko konkretne elementy faktury – nie trzeba jej wystawiać od nowa.

📌 Do czego się odnosi?
Zawsze nawiązuje do oryginalnej faktury – zawiera jej numer i datę.

📚 Jak to wygląda w księgowości?
To taka „dopisująca” faktura – koryguje różnicę, żeby wszystko się zgadzało w papierach.

✅ Kiedy się ją stosuje?
Gdy na fakturze jest jeden błąd (albo kilka), ale reszta się zgadza.

🗂 Co zawiera?
Poprawione dane + odniesienie do pierwotnej faktury.

💶 Co z kwotą do zapłaty?
Jeśli kwota była błędna, to zostaje poprawiona – klient zapłaci tyle, ile faktycznie powinien.

🧾 Faktura anulująca – najważniejsze cechy

🔧 Po co się ją wystawia?
Aby całkowicie unieważnić fakturę, gdy jest nieprawidłowa lub już nieaktualna.

📏 Co dokładnie robi?
Anuluje całą fakturę – po prostu ją „kasuje” w systemie.

📌 Do czego się odnosi?
Faktura anulująca całkowicie zastępuje pierwotną fakturę, usuwając wszelkie błędy.

📚 Jak to wygląda w księgowości?
To pełna neutralizacja pierwotnej faktury – wszystko wraca do punktu wyjścia.

✅ Kiedy się ją stosuje?
Gdy cała faktura jest błędna lub już nieaktualna.

🗂 Co zawiera?
Odniesienie do pierwotnej faktury, ale z negatywnymi kwotami – żeby pokazać anulowanie.

💶 Co z kwotą do zapłaty?
Kwota do zapłaty zostaje 'wyzerowana' – ponieważ faktura jest anulowana.

Uwaga przy anulowaniu faktury:
Faktura może zostać anulowana, ale trzeba zachować ostrożność. Jeśli faktura zostanie po prostu wystawiona na nowo bez dokonania korekty, urząd skarbowy uzna to za nową transakcję, a nie korektę faktury. To oznacza korzystne skutki podatkowe tylko dla nowej faktury, a nie dla tej błędnej, którą anulowano.

W efekcie, odliczenie VAT będzie możliwe tylko na podstawie nowej faktury i nie będzie mogło obejmować wcześniejszej, błędnej faktury. W praktyce oznacza to, że odliczenie VAT można zastosować dopiero od momentu wystawienia poprawnej faktury, a nie za okres, w którym faktura była błędna.

Podsumowanie: Jak sprawnie i poprawnie korygować faktury

Błędy na fakturach zdarzają się każdemu – liczy się jednak szybkie reagowanie, by nie narazić się na problemy z rozliczeniem VAT i błędy w księgowości. Gdy zauważysz pomyłkę, wybierz odpowiednią formę korekty: fakturę korygującą, jeśli chodzi o pojedyncze elementy (kwotę, stawkę, adres), lub fakturę storno, gdy cała faktura wymaga unieważnienia.

Działając zgodnie z przepisami, zabezpieczasz swoje prawo do odliczenia podatku VAT i utrzymujesz porządek w dokumentacji. Poprawne księgowanie różnic lub pełne storno sprawi, że urząd skarbowy nie będzie miał zastrzeżeń, a Ty unikniesz ryzyka sankcji czy dodatkowych kosztów.

Nie odkładaj tego na później – szybka i precyzyjna korekta to najlepszy sposób na poprawienie błędów.

Masz pytania? Potrzebujesz profesjonalnego fakturowania dla Twojej firmy? Napisz do nas, chętnie pomożemy.